Unbundling the civil litigation retainer

“A significant proportion of middle-income Ontarians can afford to pay for some legal services.  Developing innovative programs to harness this market, whether through unbundling, legal expense insurance, or other forms of subsidized legal services, would represent an important step forward.”

— Report of the Ontario Civil legal Needs Project, 2010, p. 56

(la version française suit)

Uncharted territory, albeit well-trodden

What is your experience so far with limited scope retainers, otherwise known as “unbundling”?  At the moment, Ontario lawyers appear to be slow adopters of this mode of legal service delivery, at least with that label.  Fingers crossed, no one has been successfully sued or disciplined for an error or omission in an “unbundled” retainer.  Look up “unbundling” in the law reports or the Law Society of Upper Canada discipline decisions and you won’t find anything – yet.

This does not mean we haven’t been here before.  Historically, in litigation, we know about litigants who retain and dismiss several lawyers during the life of a law suit.  It is not that much different conceptually from divorce, which is the “unbundling” of marriage into serial polygamy and polyandry.  And, like divorce, serial retainers can be messy.

In a typical commercial law suit, the self-represented client may hire a lawyer to get over a summary judgment motion or a motion to strike the pleadings as disclosing no cause of action.  Usually the lawyer will succeed for the client by obtaining a ruling that the case must proceed to trial.  The fees on such a motion will often exceed the funds deposited as a retainer, and the lawyer will go short-changed after the client files a Notice of Intention to Act in Person.

Self-represented clients often consult lawyers to get over a difficult part of litigation, such as an important motion, an examination for discovery, or an appeal.  In such circumstances, it is important to evaluate not only the clients’ needs but also their intentions.  If they cannot pay for the entirety of complicated law suits, you have to have a frank discussion of what they can afford to pay for, and what they cannot.  It is their problem, so don’t make it yours.  Some help is better than none.  Limiting the scope of a retainer to what the client can afford is preferable to a bust-up with the client after he runs out of money for full-service representation.

Unbundling is not the sole domain of middle-income citizens who cannot afford lengthy law suits.  Lawyers have, for many years, unbundled litigation into tasks done by others.  In Ontario, at least when the rules of assessment courts were arcane, a small handful of lawyers practised exclusively in the subject area of court costs.  On the other end of the scale, many trial lawyers retained counsel as their agents to take appeals.  In between, corporate-commercial lawyers would often prepare commercial litigation cases and retain counsel to appear in court, similar to the traditional solicitor-barrister relationship.  When lawyers are retaining lawyers to act as agents, the scope of the retainer is more readily defined, and there is less chance of economic waste in the overlap of tasks.

Choosing and defining what to unbundle

Perhaps the most difficult subject of unbundling is the task of finding out what the client wants or needs.  Take, for example, a personal injury suit in which I defended a corporate entity in a law suit brought by an elderly gentleman.  At discovery, I asked why he was claiming money against my client.  He answered that he was unaware that he was doing that.  The plaintiff, brought to his lawyer’s office by his daughter, assumed it was all required by law if you got hurt in an accident.

This was an extreme case, but personal injury lawyers have the task of helping the client determine what and how much to ask for in a law suit.  Most injury victims think of pain and suffering but do not see the need for expensive medical and rehabilitation services.  Can a personal injury lawyer unbundle litigation services?  The answer is probably no, in the case of any part of the legal services requiring knowledge and expertise.  These lawyers unbundle discovery tasks, such as the search for records, but clients lack the sophistication to perform most tasks, and expect everything to be done for them.  Given that most personal injury litigation is taken on a contingency fee arrangement, few lawyers would consider giving up control over important stages in litigation to an untrained person.

Some lawyers, such as family lawyers, delegate collection and preparation of corporate or personal financial information to clients.  This can be risky, because clients are not objective or disinterested when it comes to the observance of full financial disclosure.  Accountants can be helpful, but they often charge more than lawyers.  You have to watch out what you instruct accountants to do, if litigating economically is the aim.  Nevertheless, it is always more logical to unbundle or delegate tasks of a non-legal nature.  Getting even an educated client to perform online legal research, for example, would be an act of negligence.  Only you the lawyer know what key words to use, and how they lead to other key word searches.  Only you know the significance of judicial language choosing to follow one line of cases over another.  (For similar reasons, in my view, outsourcing of legal research to foreign lawyers is also fraught with problems.  You know your court.  You know how the law is interpreted here.)

The delegation of tasks between lawyer and client in the course of a law suit is almost inevitable, even in corporate retainers.  The discovery process requires a search for all relevant documents.  Unless the task requires it, in most instances the search portion of documentary discovery is largely delegated to clients.  This is largely feasible because the discovery rules in the Rules of Civil Procedure place the obligation on the parties to search for and update non-privileged information.  The lawyer then bears the responsibility of deciding what is relevant and must be disclosed, and what is not relevant or must not be disclosed.  This delegation of discovery tasks is not a new mode of legal service delivery.

The new mode of delivery contemplated by the term “unbundling” is intended to provide legal services to those who cannot afford full-service litigation, despite traditional methods of economizing on lawyers’ time and disbursements.  For many Ontarians, they simply cannot afford all of the tasks traditionally not delegated, such as pleadings, oral discovery and hearings.  Unbundling, therefore, means to chop up stages in a suit into particular events, without necessarily terminating the relationship at the end of each stage.  It means clients doing thing lawyers would ordinarily do, and lawyers remaining off the record except for the counsel slip on a hearing.

For instance, you might draft a limited-scope retainer requiring you only to attend at the examination for discovery and the trial.  If you take a trial based on pleadings and discovery already performed by the party as a self-rep, you are not responsible for the evidence, but only the presentation.  In contrast, you might perform services to help a client prepare for a trial, but the client may be determined to take the trial himself.  The client may want you to ghost-write a pleading, but he won’t pay you to research a limitation period or a statutory cause of action.  (Can you really take on such an assignment?  The safe answer is that you must negotiate the fee for the pleading to include any necessary research.)  Mediation is perhaps the unbundled legal service in its purest form.  It is a joint-retainer legal service, restricted to one stage in litigation, but the solicitor-client relationship has been distilled right out of it.

Perhaps the most difficult conundrum, from a lawyer’s perspective, is to remain detached emotionally and professionally from the process and the outcome.  You may feel a case or a defence lacks merit, but in a limited scope retainer an assessment of the merits may not be part of what the client wants. Access to justice is not to be confused with success in justice.  Rule 4.01(2)(a) of the Rules of Professional Conduct prohibit lawyers’ participation in malicious suits, but parties and lawyers bring meritless actions all the time.  Provided the client does not bring an action for the wrong reasons, you can help a client achieve access to justice even where you may believe the client’s cause to be doomed to failure.  If you can’t get your mind around this thought, then most likely unbundling is not for you.

As in any market equation, supply must meet demand or else one side or both will not get value from the transaction.  From the client’s perspective, “à la carte” might be a better way of describing the process.  “Unbundling” is a word coined by lawyers, because we think of the process through the eyes of professional responsibility.  How one matches these two very different perspectives will have a considerable influence on the success of the limited-scope retainer.

How to unbundle the standard of care

Subsection 22(1) of the Ontario Solicitors Act codifies for lawyers the traditional common law principle voiding all agreements with professionals and purporting to limit the availability of professional malpractice suits against the professional:

Agreements relieving solicitor from liability for negligence void

22.  (1)  A provision in any such agreement that the solicitor is not to be liable for negligence or that he or she is to be relieved from any responsibility to which he or she would otherwise be subject as such solicitor is wholly void. R.S.O. 1990, c. S.15, s. 22.

This provisions govern all lawyers in Ontario.  The Law Society Act R.S.O. 1990, c. L.8, s. 29, makes no distinction between barristers and solicitors.  This is a historical phenomenon arising from the lack of lawyers in Upper Canada during colonial times.  Prior to Confederation, Ontario did not have enough lawyers to enable them to separate into two disciplines.  The significance of this historical duality of the legal profession is that those seeking to maintain a strict barrister practice must take steps to define the scope of the retainer, or face liability as both a solicitor and a barrister.

There does remain, nevertheless, a legal distinction between barrister and solicitor roles and responsibilities in the course of litigation.  In Wong v. Thomson Rogers 1994 CanLII 841, the Court of Appeal for Ontario recognized for the first time in Canada, at the appellate level, the barrister negligence test articulated in the lower court decision in Demarco v. Ungaro (1979), 21 O.R. (2d) 673.  That test required a plaintiff in a lawyers’ negligence suit against a lawyer for decisions made in the course of a court appearance, to show more than an error in judgment or a bad decision.  The error or decision has to be egregious in order to constitute negligence or malpractice.

The policy reason for this high threshold is the courts’ recognition that barristers exercise value judgments entering and during the course of trials or other hearings which cannot wait for further research, investigation or other due diligence.  (Indeed, as counsel for the defendant (appellant) in Wong, I certainly made such a judgment call in advising my client to fight the appeal despite the lack of a Canadian appellate precedent.)  This test falls short of the historical barrister immunity, but it affords a considerable degree of protection compared to the standard of care for solicitor’s work.  Because lawyers in Ontario wear both hats, the high threshold applicable to barristers may not protect the lawyer for an error or omission made in the same law suit which may be characterized as solicitor’s work.  The failure to plead an applicable defence, or to issue a statement of claim on time, for example, will be held up to an ordinary solicitor’s standard of reasonable competence.

In the context of unbundling, where all the client believes he or she requires is a barrister to appear in court based on a brief prepared by the client or by another solicitor, it is important to spell out the scope of the retainer in writing.  The Solicitors Act prohibition against contracting out of negligence does not prohibit the limitation of the scope of the retainer.  Observance of the scope becomes a matter of slavish attention to boundaries, and to keep both the other parties and the court apprised of these boundaries.  You do not, for example, want to be confronted by a direction from the bench to undertake to do things beyond the scope of your brief.  The judge will, reminded of your limited retainer, be obliged to require such undertaking from your client instead.

If, on the eve of or during the course of a hearing or trial, you notice the lack of a document or a pleading error, the temptation would be to correct the situation and draft one yourself.  Do this and you risk accepting responsibility for reviewing the file beyond the prepared brief and taking over full responsibility.  The operative principle is similar to the Good Samaritan law (no duty to rescue, but negligence law applies if you undertake a rescue) or to the law of tort applicable to government (no duty to build a road, but once it is built, it must be safe).  If the limitation of the scope of retainer satisfies the Law Society’s rules, you have to stay inside the boundary of that circle or risk losing the protection offered by the limitation.

You should, instead, alert the client about the preparation deficiency, or whatever defect in the case, and advise him that to correct it is not within the scope of your retainer.  The boundaries will be interpreted narrowly against you and expansively in favour of your client.  It is the lawyer’s onus to ensure the client knows precisely what he is getting and what he is not getting.  Otherwise, the lawyer risks being burdened with the responsibilities of a full-service retainer if things go wrong in the law suit.  If your client wants you to work on it, then there must be an ad hoc amendment to the retainer.  Simply doing the work without redrawing the boundaries will expose your firm to more E&O liabilities without exposing your law firm to more remuneration.

Further reading:

Lee Akazaki, “No Unbundling of Negligence,” https://leeakazaki.com/2011/11/22/no-unbundling-of-negligence/

Dan Pinnington, “Unbundled legal services: Pitfalls to avoid,” LawPro, Vol. II, Issue 1, Jan. 2012

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Une proportion importante des Ontariennes et Ontariens de revenu moyen peuvent se permettre de payer pour certains services juridiques. Développer des programmes novateurs pour exploiter ce marché, que ce soit à travers le dégroupage, assurance de protection juridique, ou d’autres formes de services juridiques subventionnés, représenterait une étape importante vers l’avant.

 —  Rapport du projet des besoins juridique en matière civile en Ontario, 2010

 Territoire non-cartographiée, mais bien foulée

Quelle est votre expérience avec les engagements de portée limitée, autrement connu comme “dégroupage”? À l’heure actuelle, les avocats de l’Ontario semblent être lents à adopter ce mode de prestation des services juridiques, du moins avec cette étiquette. Heureusement, personne n’a été poursuivi avec succès ou condamné par de mesures disciplinaires pour une erreur ou une omission dans un engagement “dégroupé”.

Cela ne signifie pas que nous n’avons pas été ici avant. Historiquement, dans les litiges, nous connaissons les plaideurs qui conservent des avocats et les congédient de plusieurs reprises pendant la durée d’une action en justice. (Il n’est pas très différent conceptuellement d’un divorce, qui est le « dégroupage » du mariage dans la polygamie et la polyandrie série.)

Dans une action en justice commerciale typique, le client qui se représente peut engager un avocat pour résister une requête en jugement sommaire ou d’une requête en radiation des plaidoiries. Habituellement l’avocat réussira pour le client en obtenant une décision que l’affaire doit procéder à l’instruction. Les frais sur une telle motion dépassent souvent les fonds déposés en tant que dispositif de retenue, et l’avocat perdra autant que la partie qui a lancé la requête.

Les clients auto-représentés consultent souvent des avocats pour obtenir sur une partie difficile du litige, comme un mouvement important, d’un interrogatoire préalable, ou d’un appel. Dans de telles circonstances, il est important d’évaluer non seulement les besoins des clients, mais aussi leurs intentions. Si elles ne peuvent pas payer pour la totalité de poursuites judiciaires compliquées, vous devez avoir une discussion franche sur ce qu’ils peuvent se permettre de payer, et ce qu’ils ne peuvent. C’est leur problème, il ne faut pas en faire le vôtre.  Limiter la portée d’une retenue à ce que le client ne peut se permettre est préférable à un rupture avec le client après qu’il manque d’argent avant la fin de la procédure.

Le dégroupage n’est pas le domaine exclusif des citoyens à revenu intermédiaire qui ne peuvent pas se permettre des poursuites judiciaires longues. Les avocats ont, pendant de nombreuses années, pratiqué le dégroupage de litiges dans les tâches effectuées par d’autres. En Ontario, du moins lorsque les règles des tribunaux d’évaluation des dépens étaient arcanes, une petite poignée d’avocats travaillaient exclusivement dans le domaine des frais de justice. À l’autre extrémité de l’échelle, de nombreux avocats plaidants ne travaillent que devant les cours d’appel. Lorsque les avocats sont des avocats en conservant à agir en tant qu’agents, le champ d’application de la retenue est plus facilement définie, et il ya moins de chance de gaspillage économique dans le chevauchement des tâches.

Choisir et définir ce qui peut être dégroupé

Peut-être le sujet le plus difficile du dégroupage est la tâche de découvrir ce que le client veut ou en a besoin. Prenez, par exemple, une action pour les dommages-blessures dans laquelle j’ai défendu une société dans une action en justice intentée par un vieux monsieur. À la découverte, j’ai demandé pourquoi il faisait une réclamation pour l’argent contre mon client. Il m’a répondu qu’il ne savait pas qu’il faisait cela. Le demandeur, porté à son bureau d’avocat par sa fille, suivait seulement ses directions.

Il s’agissait d’un cas extrême, mais les avocats dans ce domaine ont la tâche d’aider le client à déterminer quoi et combien à demander dans une action en justice. La plupart des victimes de blessures pensent à la douleur et la souffrance, mais ne voient pas la nécessité de coûteux services médicaux et de réadaptation. Ces avocats dégroupent les tâches de découverte, comme la recherche de documents, mais les clients n’ont pas la sophistication d’effectuer la plupart des tâches, et s’attendent à que tout soit fait pour eux. Étant donné que les litiges blessure la plus personnelle est prise sur un accord d’honoraires conditionnels, peu d’avocats envisageraient d’abandonner le contrôle sur les étapes importantes en cas de litige à une personne non qualifiée.

Certains avocats, comme les avocats de la famille, déléguent la recherche de l’information financière d’entreprise ou personnels à leur clients. Cela peut être risqué, car les clients ne sont pas désintéressé quand il s’agit de l’observation de la divulgation financière. Les comptables peuvent être utiles, mais ils facturent souvent plus que des avocats. Néanmoins, il est toujours plus logique de dégrouper les services de nature non juridique.

La délégation des tâches entre avocat et client dans le cadre d’une action en justice est presque inévitable, même dans les dispositifs de retenue de l’entreprise. Le processus de découverte nécessite une recherche de tous les documents pertinents. Moins que la tâche l’exige, dans la plupart des cas, la recherche de la preuve documentaire est en grande partie déléguée aux clients. C’est largement faisable parce que les règles de découverte dans les Règles de procédure civile placent l’obligation aux parties à rechercher  l’information. L’avocat prend alors la responsabilité de décider ce qui est pertinent et doit être divulguée. Cette délégation de tâches de découverte n’est pas un nouveau mode de prestation des services juridiques.

Le nouveau mode de livraison prévu par le terme “dégroupage” est destiné à fournir des services juridiques à ceux qui ne peuvent se permettre aux services d’un avocat, malgré les méthodes traditionnelles d’économiser sur le temps des avocats et des débours. Pour de nombreux Ontariens, qu’ils ne peuvent tout simplement pas se permettre toutes les tâches traditionnellement ne sont pas délégués, tels les mémoires, l’interrogatoire oral et les audiences. Le dégroupage, par conséquent, des moyens pour hacher les étapes d’un procès sur les événements particuliers, sans nécessairement mettre fin à la relation à la fin de chaque étape. Il signifie que les clients qui font les avocats chose seraient normalement le faire, et les avocats en restant « off the record », sauf pour le carnet des conseils sur une audience.

Par exemple, vous pourriez rédiger une retenue de portée limitée ne nécessitant que vous d’assister à l’interrogatoire préalable et le procès. Si vous prenez un procès reposant sur les plaidoiries et les découvertes déjà effectuées par le parti auto-représenté, vous n’êtes pas responsable de la preuve, mais seulement la présentation. En revanche, vous pourriez effectuer des services pour aider un client se préparer pour un procès, mais le client peut être déterminé à prendre le procès lui-même. Le client peut vous demander d’écrire un acte de procédure, mais il ne veut pas vous payer pour une recherche sur un délai de prescription ou d’une cause d’action légale. (Pouvez-vous vraiment prendre une telle mission? La réponse, c’est que vous devez négocier la redevance pour la plaidoirie d’inclure toutes les recherches nécessaires.) La médiation est peut-être le service de dégroupage juridique à l’état pur. Il s’agit d’un service de retenue de joint-légale, limitée à un étage dans un litige, mais la relation avocat-client a été distillée jusqu’à zéro.

Peut-être l’énigme la plus difficile, du point de vue d’un avocat, est de rester détaché émotionnellement et professionnellement du processus et du résultat.  L’accès à la justice ne doit pas être confondue avec le succès dans la justice. Règle 4.01 (2) (a) des Règles de déontologie interdisent la participation des avocats dans les procès malveillants, mais les parties et les avocats intenter des actions non-fondées tout le temps. Pourvu que le client n’a pas intenter une action pour les mauvaises raisons, vous pouvez aider un client à réaliser l’accès à la justice, même si vous pouvez croire la cause du client peut être destinée à l’échec. Si vous ne pouvez pas agir dans telles circonstances, le dégroupage n’est pas pour vous.

Le dégroupage et la responsabilité professionelle

Le paragraphe 22 (1) de la Loi sur les procureurs de l’Ontario codifie le principe de la common law traditionnelle d’annuler tous les accords avec les professionnels visant à limiter la disponibilité des poursuites contre eux:

Nullité d’une entente dégageant le procureur de sa responsabilité en cas de négligence

22.  (1)  Est nulle toute clause de l’entente selon laquelle le procureur n’est pas responsable de sa négligence ou qu’il est dégagé de toute responsabilité à laquelle il serait autrement assujetti en qualité de procureur. L.R.O. 1990, chap. S.15, art. 22.

Cette disposition régit tous les avocats de l’Ontario. La Loi sur le Barreau, R.S.O. 1990, c. L.8, s. 29, ne fait aucune distinction entre les avocats plaidants et les procureurs. Il s’agit d’un phénomène historique résultant de l’absence des avocats dans le Haut-Canada pendant la période coloniale. Avant la Confédération, l’Ontario n’a pas suffisamment d’avocats pour leur permettre de se séparer en deux disciplines. L’importance de cette dualité historique de la profession d’avocat, c’est que ceux qui cherchent à maintenir une pratique stricte d’avocat plaidant doivent prendre des mesures pour définir la portée du mandat.

Il reste, néanmoins, une distinction juridique entre les responsabilités d’avocat et de procureur dans le cadre d’un litige. Dans l’affaire Wong c. Thomson Rogers, 1994 CanLII 841, la Cour d’appel de l’Ontario a reconnu pour la première fois au Canada, au niveau de l’appel, le critère de la négligence pour les avocats plaidants énoncé dans la décision du tribunal inférieur dans Demarco c. Ungaro (1979), 21 OR (2d) 673. Ce critère, exigé à un demandeur dans le procès de négligence contre un avocat plaidant pour les décisions prises dans le cadre d’une comparution devant le tribunal, nécessite plus d’une erreur de jugement ou d’une mauvaise décision. L’erreur ou la décision doit être flagrante en vue de constituer une négligence ou faute professionnelle.

Dans le cadre du dégroupage, où tout ce que le client croit est qu’il ou elle a besoin est un avocat pour comparaître devant le tribunal basé sur un mémoire préparé par le client, il est important de préciser la portée du mandat par écrit. L’interdiction de la Loi sur les procureurs contre les contrat qui essaient de nier la négligence professionelle n’interdit pas la limitation de la portée du mandat.

Si, à la veille ou au cours au cours d’une audience ou un procès, vous remarquez l’absence d’un document ou une erreur de plaider, la tentation serait de corriger la situation et le projet de un vous-même. Si vous faites cela, vous risquez d’accepter la responsabilité de l’examen du dossier au-delà du mémoire préparé et de prendre la responsabilité entière.

Vous devriez, au contraire, d’alerter le client sur la lacune en préparation, ou tout défaut dans le dossier, et lui dire que pour le corriger ce n’est pas dans le cadre de votre mandat. Les limites seront interprétées de façon restrictive contre vous et expansive en faveur de votre client. Il est à l’avocat de veiller à ce que le client sait exactement ce qu’il reçoit et ce qu’il ne reçoit pas. Sinon, l’avocat risque d’être accablé par les responsabilités d’un service complet, surtout si les choses vont mal dans l’action en justice. Si votre client vous demande de travailler pour corriger le défaut, il doit y avoir une modification ad hoc au contrat d’engagement.

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